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Die 80/20-Regel für Ihr ZeitmanagementBeruf, Familie, Haushalt, Freizeit fordern permanent Zeit. Warum sieht das Zeitmanagement bei manchen Menschen so leichtgängig aus? Warum schaffen manche irgendwie mehr als andere? Obwohl doch jeder Mensch täglich gleich viel Zeit zur Verfügung hat, nämlich 24 Stunden. Wie kann man effizient arbeiten, ohne gestresst zu sein? Wie kann man mit gutem Gewissen Zeit einsparen, ohne sich gehetzt zu fühlen? Die 80/20-Regel gibt Antworten darauf. Sie ist für Manager tägliches Handwerkszeug und in Zeitmanagement-Kursen absoluter Standard. Was steckt dahinter? In diesem Artikel finden Sie eine einfache und verständliche Erklärung.

Das Pareto-Prinzip

Die 80/20-Regel beruht auf dem sogenannten Pareto-Prinzip, auch als Pareto-Verteilung bezeichnet. Vilfredo Federico Pareto (* 1848, † 1923) war ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe, der unter anderem die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien untersuchte. Er stellte fest, dass etwa 20% der Bevölkerung die Eigentumsrechte von etwa 80% des Bodens innehatten. Die anderen 80% der Bevölkerung besaßen die restlichen 20% des Bodens. Ein ähnliches Ungleichgewicht fand er in der Einkommensverteilung. Die nach ihm benannte Pareto-Verteilung fand Einzug in die Statistik und beschreibt eine asymmetrische oder auch "schiefe" Verteilung einer Wertemenge.

Was hat Pareto mit Zeitmanagement zu tun?

Wir alle kennen es aus der alltäglichen Erfahrung. Wollen wir beispielsweise die eigene Wohnung mal schnell aufräumen und grob säubern, so sehen wir recht schnell einen ansehnlichen Effekt. Nach relativ kurzer Zeit sieht es schon vernünftig aus. Wollen wir aber richtig ordentlich aufräumen und gründlich putzen, auch in Ecken, wo man nicht sofort hinsieht, dauert es richtig lange. In Zahlen ausgedrückt: Nach unserem ersten Arbeitsgang haben wir einen sichtbaren 80%-Ordnungszustand erreicht. Erst mit dem zweiten gründlichen Durchgang kommen wir auf die 100% Ordnung und Sauberkeit. Für den ersten Arbeitsgang brauchen wir aber nur 20% unserer Zeit, wohingegen für den gründlichen Durchgang weit mehr Zeit, nämlich 80%, benötigt wird. Hier finden wir also das Pareto-Prinzip in der Zeitabrechnung.

Varianten der 80/20-Regel

Freilich passen die alltäglichen Anforderungen in Beruf, Familie, Haushalt und Freizeit nicht immer exakt in dieses 80/20-Schema gemäß Pareto. In der praktischen Umsetzung sind daher mehr oder weniger leicht abgewandelte Varianten gut denkbar. Eine 70/30-Verteilung etwa, oder die Betrachtung, dass man mit 50% seiner Zeit bereits 90% Effekt erzielt. Daher existieren in den verschiedensten Zeitmanagement-Ratgebern auch unterschiedliche Versionen der 80/20-Regel. Die Botschaft, die wir aus dem Pareto-Prinzip für unsere Zeitplanung mitnehmen können, ist aber klar: Der zeitliche Aufwand für den letzten Schliff einer Arbeit ist unverhältnismäßig groß.

Wie ich mit der vorhandenen Zeit mehr Ergebnisse erziele

Nehmen wir an, ich habe 10 Stunden Zeit für eine Aufgabe zur Verfügung. Um diese Aufgabe mit 80% Qualität zu erledigen, benötige ich 5 Stunden Arbeitszeit, also die Hälfte meiner vorhandenen Zeit. Wenn ich 100% Qualität liefern wollte, bräuchte ich für die letzten 20% weitere 5 Stunden. Diese Zahlenbetrachtung ist eine Pareto-Variante, welche sich im alltäglichen Zeitmanagement bewährt hat. Nun habe ich die Wahl, wie ich mit den 10 Stunden Zeit umgehen möchte. Möglichkeit A: Ich verwende die volle Zeit damit, um meine Aufgabe 100%ig zu erledigen. Möglichkeit B: Ich verbringe 5 Stunden damit, um meine Aufgabe mit 80%iger Qualität abzuschließen, und investiere die verbleibenden 5 Stunden in eine zweite gleichwertige Aufgabe, die ich dann ebenfalls mit 80%iger Qualität beende. Bei Möglichkeit A habe ich eine einzige Aufgabe abgeschlossen, bei Möglichkeit B dagegen zwei Aufgaben, und zwar in der gleichen Zeit! Drückt man es in Prozent des Arbeitsergebnisses aus, so kommt der Arbeitende im Beispiel A auf 100%, im Beispiel B aber auf 2x 80%, also auf 160%. Auf diese Weise kommt im Ergebnis mehr raus.

Die 80/20-Regel hilft die Zeit effizienter zu nutzen

Nun gibt es Aufgaben, die will, kann oder darf man nicht mit weniger als 100% Qualität erledigen. Da bleibt einem keine Wahl. Etliche Aufgaben in unserem Alltag bedürfen aber keiner Top-Qualität. Hier kann man wählen und gemäß der 80/20-Regel zeiteffizienter arbeiten – etwas weniger gründlich, nur 80% Qualität, dafür aber wesentlich schneller.

Menschen, die leichtgängig durch ihren Tag gehen, ohne gestresst zu wirken und trotzdem irgendwie mehr Arbeit wegschaffen als andere, haben sich oftmals diese 80/20-Regel zu eigen gemacht. Manchmal auch unbewusst. Solche Menschen lassen sich nicht davon stressen, dass sie nicht immer perfekte Qualität bringen, weil ihnen klar ist, dass sie ansonsten das tägliche Pensum nicht schaffen könnten. Sie haben mehr Zeit für Erholungsphasen und für die individuell besonders schönen Dinge. Und dann haben sie auch wieder mehr Elan für die Arbeit. Die geschickte Anwendung der 80/20-Regel kann also auch motivierend wirken.

Man entscheidet, wo es 100% sein müssen und wo es 80% sein dürfen

Im Zeitmanagement meint man mit der 80/20-Regel also, dass man bestimmte Tätigkeiten absichtlich mit nur 80% Qualität fertigstellt, dafür aber 50% (oder mehr) Zeit einspart. Haben Sie sich noch nie gefragt, warum in manchen Emails oder sogar offiziellen Geschäftsbriefen offensichtliche Tippfehler zu finden sind? In den meisten Fällen nicht deshalb, weil die beteiligten Personen unfähig sind, sondern weil sie weniger Zeit für diese Aufgabe hatten. Es bleibt schlussendlich jedem selbst überlassen, wo er in Beruf, Familie, Haushalt oder Freizeit seine Prioritäten setzt und welche Tätigkeiten für ihn besonders wichtig sind um hierfür dann 100% Qualität zu erbringen. Woanders lässt sich mit der 80/20-Regel effektiv und stressfrei wertvolle Zeit einsparen.

Kommentare   

+3 #1 Zeit zaubern...Udo H. 2016-01-24 10:32
Reflektierte Darstellung. Nicht so einseitig beschrieben wie in so manchen Zeitmanagement-Büchern. Die Zeit herbeizaubern kann man eben nicht.
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